Familientreffen organisieren - Eine Anleitung

Wenn du ein Familientreffen mit Übernachtung organisieren möchtest dann hast du dir einiges vorgenommen. In diesem Artikel gebe ich dir Tipps für die Organisation und einen Leitfaden an dem du dich langarbeiten kannst.

1. Wünsche einfangen

Besprich mit einzelnen Personen ob so ein Treffen überhaupt gewollt ist. Finde heraus was deine Familie sich wünscht.

• Alle zelten bei Oma im Garten oder mieten wir ein Haus für die ganze Familie?
• Wie viele Übernachtungen?
• Am Meer oder im Gebirge?

Du musst hier nichts festlegen (dazu später mehr). Fange Stimmungen und Wünsche ein. Du wirst später dazu konkrete Vorschläge erarbeiten.

2. Termin finden

Bei einer Großfamilie ist Terminfindung immer die komplizierteste Sache.

Schlage hier 3 konkrete Termine vor und lasse dann abstimmen. Ich nutze dazu gern das Umfragetool der TU-Dresden.

Den Link zur Abstimmung kannst du über den WhatsApp Familienchannel verteilen.

Schreibe gleich dazu, dass du Rückmeldung innerhalb von 14 Tagen benötigst. Ansonsten verläuft das im Sand und du rennst einzelnen Personen nach.

Zusatztipp: Irgendwann habt ihr vielleicht ein Wochenende festgelegt und macht euer Treffen z.B. jedes erste Wochenende in den Sommerferien.

3. Unterkunft finden

Du brauchst ausreichend Schlafmöglichkeiten, extra Zimmer für Familien mit Kleinkindern. Möglichkeiten damit alle mal raus gehen können. Und für schlechtes Wetter auch einen ausreichend großen Raum oder ein Zelt.

Für passende Unterkünfte kannst du Google + Region verwenden. Oder AirBNB oder auch Portale für Ferienwohnungen wie zB FeWo-direkt

Auch hier suche nur 2-3 Unterkünfte raus und gib sie in die Entscheidung an einzelne Personen. Schreibe gleich dazu welchen Favoriten du hast. Das hilft den anderen eine schnelle Entscheidung zu treffen.

Unterkünfte für Großfamilien sind lange im Vorraus ausgebucht. Vermutlich musst du mindestens 10-12 Monate vorher buchen.

Mache dir auch Gedanken über die Zimmeraufteilung, wer kann mit wem im Zimmer schlafen. Alle Kinder auf dem Heuboden?

Buchst und bezahlst du die Unterkunft zentral, oder soll jeder sein Zimmer selbst beim Vermieter reservieren und zahlen?

4. Ablaufplanung

Erstelle einen groben Ablaufplan den du als PDF verschicken kannst, damit es jeder auf dem Handy hat. Kurz vor der Reise hat jeder Fragen, und du tust dir einen Gefallen wenn die Antworten bereits vorbereitet hast :)

Dort sollten alle Informationen gebündelt sein:

• Wo ist das Treffen
• Ab wann treffen wir uns
• Getränke und Nahrungsversorgung
• Gemeinsame Ausflüge
• Kontaktdaten: Am besten deine Telefonnummer für Rückfragen

Du musst nicht alles bis ins Kleine organisieren. Aber je mehr Personen dabei sind, desto schwerer wird es die Massen zu einer Entscheidung zu bringen. Daher ist es gut einige Dinge einfach festzulegen. Dann können sich alle daran orientieren.

Der Plan für ein Familienwochenende kann in etwa so aussehen:

5. Finanzplan erstellen

Erstelle bereits vor dem Familienwochenende einen Finanzplan. Besprecht am besten vorher wie die Kosten aufgeteilt werden.

Vielleicht willst du direkt beim Treffen bereits weitere Ausgaben aufschreiben. "Die Rechnung für die Brötchen bitte zu mir".

Blöd ist es wenn man dem Geld dann hinterherlaufen muss. Also alles frühzeitig klären.

6. Informationen noch mal verschicken

Die meisten Teilnehmer denken einen Tag vorher darüber nach was sie alles benötigen und mitnehmen müssen. "Brauchen wir Bettwäsche?" - Diese Frage wirst du oft beantworten müssen.

Am besten du verschickst den Ablaufplan ein paar Tage vor dem Treffen noch mal an alle Teilnehmer.

Weitere Hinweise

• Wenn du bei den einzelnen Entscheidungen unsicher bist, dann suche dir ein oder zwei Sparringpartner. Mit denen kannst du die Themen besprechen und du musst nicht so viel alleine entscheiden. Es hilft auch dabei am Ball zu bleiben.

• Triff Entscheidungen. Du kannst ewig Zeit verbringen jede Kleinigkeit abzustimmen. Wenn du festlegst, dass es am 2. Abend Pizza gibt, dann werden vermutlich alle damit zufrieden sein.

• Es wird nie alles richtig funktionieren. Das ist nicht schlimm. Niemand wird dir etwas nachtragen. Wenn Kritik kommt, dann nimm sie als guten Hinweis an - vielleicht fragst du auch gleich ob der Kritikgeber beim nächsten Treffen gern mithelfen möchte. Menschen mit guten Ideen werden schließlich immer benötigt.

• Halte die Dinge einfach: Pizza statt 5-Gänge-Menü.

• Nicht allzu viele Programmpunkte einplanen. Die meisten freuen sich auf das Treffen und wollen hauptsächlich Zeit verbringen und miteinander reden.

• Verteile die Aufgaben, du musst und solltest dich nicht um alles kümmern. Du willst auch etwas Ruhe haben beim Familientreffen.

Fazit

Ein Familienwochenende zu organisieren erfordert einige Arbeit. Aber wenn du kleine Schritte gehst und die Dinge einfach hälst, dann wirst du auch selbst sehr viel Spaß daran haben. Ich wünsche dir viel Erfolg dabei.